将文章归档于 Google 由. HUNG on 2007-04-10

这个是 Steve Rubel 写的一则总结技巧，怎样把 Gmail 变成商业日志，以及相关更多的小技巧，都是相当实用的，特别对于经常使用 Gmail 为主力邮箱的朋友们，会让日常的事务处理变得更为效率化和方便。译文是虹拜托花花翻译的，原文在这里，翻译得很不错，花花都花了不少时间去做这篇译文，也愿更多的中文用户和朋友能从中学到实用的技巧 -- 毕竟，任何的工具和应用，都是为了方便日常的生活和工作。

译文正文：《怎样把Gmail变成商业日志以及更多的小技巧》

前几个星期我写了两篇关于把（如何）把Gmail变成你的个人神经中枢（PNC）（原文链接：第一部分，第二部分）的文章。这几篇和其他那些类似的"如何把"类的文章始终是读者最喜欢看到的文章之一，所以我打算继续这么写（看来在文章的取向上国内的读者和国外的读者非常相似哦）。这看起来和营销和PR（公共关系）没有什么直接关系，但相信我它们是有关的。我们在应对我们和互联网日益挂钩的客户，数据洪流和自己忙碌的生活时都需要这类的生存技巧。当你在阅读这些文字的时候，想想你工作时候所用的那些程序吧。

这篇文章是Gmail PNC系列的第三篇。其中所包含的内容主要是通过一些小工具和其他的程序，比如Outlook和Yahoo一起工作的。就和其他的文章一样，这篇也会有很多段……（-_-分段是个好习惯）

1.怎样把Gmail变成商业日志（Gmail+Jott/Callwave+Gcal或者Yahoo/MSN Calender）

2.怎样在读书的时候使用Gmail给书添加标签（Gmail+Amazon.com+Google Toolbar）

3.怎样使用Gmail在需要的时候得到重要的信息/警报（Gmail/Gtalk+RSS+Feedcrier

4.怎样把Gmail变成可搜索的新闻河流式的RSS阅读器

怎样把Gmail变成商业日志

知识工作者参加一大堆会议。每天我们还要从成吨的零散的信息碎片收集有用信息。这一切都必须加以处理。为了不要忘个精光（我经常会T_T），我们会做笔记。大部分时间这种笔记的工作都是用纸和笔来做的（什么？你用沙盘？囧）- 除非你对笔记本电脑/平板电脑有无限的爱（我是说，已经完全习惯使用它们）。很多人不是这样的。我使用David Allen的GTD（Get Things Done，看看这篇文章吧）系统并且把它作为我唯一的收集桶（GTD方法的一种概念，别点我）嵌入到Gmail里面。

我渴望我的会议和重要的笔记都能有个可以搜索的记录。这怨念导致我在几年之中使用了各种巨型的系统。理想状态中，我想要我的数据能够在任何时候从任何电脑或者移动终端上面获得。更理想点，我想要他们按照日期排序，在最顶端是我需要参加的会议列表 - 比如，就像纸上的商务日志一样。如果你把线上日历和Gmail结合在一起使用，你会发现原来那种方法真的是烂到家口牙。

我们工作的地方有交换服务器。我把它用于团队调度但同时我也把它和Google Calendar保持同步。Google Calendar和其他类似的线上日历可以通过email向你发送日程表。我的日程表每天早上4：38时准时抵达，通常是我起床前的几分钟。使用Gmail的过滤器/标签我可以自动获取这些被注释过标签的日志。

一旦信息抵达，我把它放在收件箱中一整天。然后，作为笔记，我回复这些email，但把收件人地址改为我自己的邮件地址。所以经过时间推移，我不断地添加回复给自己的会话线程。这所有的一切都会被串联为一个单独的会话。

这还会变得更好。如果我出差了，我会在我的Moleskine（一种很奢侈的笔记本本啦，生活帮上也有介绍过哦）上面然后在会议之间的空隙打我的Jott（参考译言上的文章）或者Callwave（参考）。这些同样也会发送到我的收件箱里（不管是文字信息还是语音信息）。然后，当我回到我的电脑上，我会把这些笔记附在另一份给我自己的回复上然后把整个会话归档。最终，当周末到了的时候我会将这七份记录作为我每周回顾的一部分重新过一遍。下面的图片是某一个周末当我做周末回顾时所使用的。

在读书的时候使用Gmail给书添加标签

我购买了大量的书籍和有声书。他们几乎都是关于商业或者运动的。我从每一本书中获得知识并且贪心不足的想要把读书感悟全部记录下来。再一次的，Gmail拯救了我。这种技巧建立在我们之前已经掌握了的技巧之上。

使用我们在Gmail PNC第一部分中所讲的Google Toolbar技巧，我在Amazon.com上看到这本书然后发送书籍信息的摘录，包括书籍名字，作者和摘要到我自己的邮箱 steverubel+secretword@gmail.com上。我使用Gmail过滤器将这些信件自动标注为"booknotes"。接下来，我继续用这些我需要记住的书的记录回复我自己。这些会成为一个为以后搜索/检索而准备的会话。

当你需要的时候获取重要信息

假设在你开车回家的路上高速公路上却有一个大大大塞车(想起三环了？)或者更糟糕的，有一股飓风或者禁断的海啸正在向你呼啸而来（想起沙尘暴了？）。我打赌你肯定想提前知道这些。你可以通过Gmail和Gtalk，一些RSS Feeds和Feedcrier（一种IM FEED订阅服务）结合来即时的获取这些信息。

我的Gmail和在Gmail中内嵌的Google Talk客户端在我在一使用电脑的时候就会保持开启状态。当我外出有事的时候，我会在移动终端上打开Gtalk和（或者）Gmail移动版（除非我在飞机上）。不管怎么说，感谢Gmail/Gtalk，我不会错过任何重要信息。在这里，关键因素是这些工具都必须存在于RSS feed中。

比方说，我从国家气象服务中抽取本地灾害气候警报服务并放在Feedcrier中，Feedcrier会将这些信息经由IM发送。这种服务的付费版本甚至可以在你不在线的情况下依旧把信息发送给你。你也可以用Yahoo交通feeds或者海啸警报来做到同样的事情（沙尘暴警报功能有没有人开发？）。

把Gmail变成可搜索的新闻河流（River of News）式的RSS阅读器

我使用Google RSS Reader。但是，我检视Gmail的次数更多更频繁。再一次的，当我外出在会议和会议之间不停流窜的时候，这种情况就更为普遍了。

我在GReader中放着一个叫"Faves"的我最喜欢的feeds文件夹。你可以在这儿浏览下。这个特别的聚合页面有它自己的RSS feed。我将这个feed放在RSSfwd中发送，它会将你的feed发送到你的email帐号中。另一个同样的服务是R-Mail。

当feed更新的时候，他们会得到一个"Feeds"的小标签并存档。同时，RSSfwd还提供方便的线索追踪功能使所有的这些文章形成一个如同Gmail对话一样的整体。这在Gmail中形成了巨大的新闻河流（Rive of News Style）。更棒的是，如果我取消又增加了一些feeds到我的"Faves"组里。我不需要重新把他们从RSSfwd中导入，再者，他们是完全可搜索的。这些技巧在你想用Newsgator Online分享自己的feeds时也是有效的。